Registro horario digital obligatorio 2026
Qué exige la nueva normativa y cómo Factorial te prepara
El Gobierno hace obligatorio el fichaje digital en toda España, sin excepción de tamaño ni sector. Mientras se publica en el BOE, la Inspección ya está sancionando los registros en papel o Excel que no considera fiables. Adelantarte no es una opción: es la única forma de llegar sin sustos.
¿QUÉ CAMBIA CON LA NUEVA NORMATIVA DE CONTROL HORARIO?
El registro de jornada es obligatorio en España desde 2019, pero la ley actual no especifica con qué herramienta debe hacerse: papel, Excel o software valen, siempre que sean fiables. El nuevo Real Decreto cierra esa puerta. Estas son las novedades principales que recoge el borrador:
Fichaje exclusivamente digital: El papel y el Excel dejan de ser válidos. El registro deberá hacerse mediante software o app, terminal físico con tarjeta RFID o código PIN, o lector QR.
Registros inalterables y trazables: Cada fichaje queda sellado con fecha y hora automáticas. Si hay que corregir un error, la corrección debe quedar anotada aparte, indicando quién la hizo, cuándo y por qué, sin sobrescribir el dato original.
Acceso remoto para la Inspección de Trabajo: La ITSS podrá consultar los registros de tu empresa de forma telemática, sin necesidad de una visita presencial.
Conservación de 4 años: Los registros deben estar disponibles para la empresa, los trabajadores, sus representantes y la Inspección durante ese periodo.
Biometría restringida: La huella dactilar o el reconocimiento facial solo se admiten si no existe una alternativa menos invasiva.
Desplazamientos y teletrabajo incluidos: Los trayectos entre centros de trabajo o con clientes, y las jornadas en remoto, también deben quedar registrados como tiempo de trabajo efectivo.
¿QUÉ PASA SI TU EMPRESA NO CUMPLE?
El incumplimiento del registro horario ya se considera infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS. Con la normativa vigente, las multas van de 751 € a 7.500 €. Con la reforma en marcha, el borrador del nuevo régimen sancionador eleva ese máximo hasta 10.000 € por cada trabajador afectado, no por empresa. Para una plantilla de 20 personas, eso puede traducirse en un riesgo de hasta 200.000 € en el escenario más grave.
Beneficio clave: cuanto antes migres a un sistema digital y trazable, menos expuesta queda tu empresa mientras se resuelve el calendario definitivo.
CÓMO TE AYUDA FACTORIAL A CUMPLIR
Factorial centraliza el fichaje digital y lo conecta con el resto de la gestión de personas, sin necesidad de mantener un sistema en paralelo:
Fichaje desde cualquier dispositivo: Entrada, salida y pausas desde móvil, web, QR o geolocalización, con sellado temporal automático.
Control automático de horas extra: Cada hora extraordinaria queda registrada, con indicación de si se compensa con salario o con descanso.
Historial de cambios con trazabilidad: Cualquier corrección queda documentada: quién la hizo, cuándo y por qué, sin sobrescribir el registro original.
Informes exportables en tiempo real: Los datos están listos para una consulta de la Inspección o para uso interno, sin tener que reconstruir nada manualmente.
Gestión de ausencias y turnos integrada: El fichaje se conecta con vacaciones, bajas y planificación de equipos, en lugar de vivir en una herramienta aislada.
PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE LA NUEVA LEY DE CONTROL HORARI
¿Puedo seguir usando Excel mientras tanto? Formalmente sí, si el registro es fiable y trazable. En la práctica, la Inspección ya sanciona los Excel que considera manipulables, sin control de versiones. Migrar ahora reduce ese riesgo.
¿Afecta a mi empresa aunque tenga pocos empleados? Sí. La obligación aplica a todas las empresas y autónomos con trabajadores a cargo, sin excepción por tamaño o sector.
¿Qué diferencia hay entre implementar Factorial solo o con GROUPmee? Con GROUPmee obtienes una configuración adaptada a tu convenio y tu estructura real de turnos, formación para tu equipo y acompañamiento continuo, en lugar de activar el módulo sin más.