Cobros por domiciliación sin intervención manual
Así conectamos Paycomet y Holded
Cada domiciliación bancaria que se gestiona a mano es una oportunidad para el error: un dato mal copiado, un mandato que se olvida enviar, un cobro que llega tarde porque alguien no tuvo tiempo de ejecutarlo. Para empresas que facturan por SEPA de forma recurrente, ese pequeño margen de error se multiplica cada mes.
En GROUPmee nos encontramos con IntegraEnergías que gestionaba sus cobros por domiciliación bancaria conectando manualmente dos mundos que no se hablaban entre sí: Holded, donde se generaban los mandatos SEPA, y PAYCOMET, la plataforma de pagos encargada de ejecutarlos. Cada mandato tenía que trasladarse a mano de un sistema a otro, con el consiguiente riesgo de errores de tecleo y retrasos en el cobro.
El problema: dos sistemas que no se comunican
Holded centraliza la facturación y la contabilidad. PAYCOMET gestiona el cobro real a través de la pasarela de pago. Son dos piezas fundamentales del ciclo de facturación, pero, sin una integración, funcionan como compartimentos estancos.
Esto se traduce en tareas repetitivas para el equipo administrativo: revisar qué mandatos hay que cobrar, introducirlos manualmente en PAYCOMET, comprobar que el importe y los datos bancarios coinciden y, después, conciliar ese cobro con el registro contable en Holded. Un proceso que consume tiempo y que, cuanto mayor es el volumen de clientes domiciliados, más posibilidades tiene de fallar.
La solución: un flujo automático de extremo a extremo
Desde GROUPmee hemos desarrollado una integración entre PAYCOMET y Holded con el objetivo de que todo el ciclo de cobro por domiciliación bancaria funcione solo, sin que nadie tenga que intervenir manualmente en ningún paso.
El flujo funciona así:
1. Generación del mandato SEPA en Holded
Cuando se crea un mandato de domiciliación en Holded, este queda registrado como el origen de la operación.
2. Envío automático a PAYCOMET
Make detecta el nuevo mandato y lo envía automáticamente a PAYCOMET, sin que nadie tenga que exportar ni introducir datos a mano.
3. Validación del mandato
PAYCOMET valida la información recibida, comprobando que los datos bancarios y el importe son correctos.
4. Ejecución del Payin
Una vez validado, se ejecuta el cobro (Payin) correspondiente de forma automática, sin intervención manual.
Todo el proceso ocurre en segundo plano. El equipo administrativo deja de perseguir mandatos y cobros uno por uno, porque el sistema ya lo hace por ellos.
Por qué Make como middleware
Este tipo de integración podría plantearse como un desarrollo a medida, con las consecuencias habituales: más tiempo, más coste y más dependencia de un desarrollador para cualquier cambio futuro. Optamos por Make porque permite conectar PAYCOMET y Holded como middleware no-code, definiendo el flujo completo (disparador, validación y ejecución) sin escribir una sola línea de código.
Esto tiene una ventaja adicional: si mañana el proceso necesita un paso más, por ejemplo, notificar al equipo comercial cuando un cobro falla, o generar un informe automático de domiciliaciones pendientes, se puede añadir directamente sobre el flujo existente, sin rehacer la integración desde cero.
Resultados
La automatización del ciclo de cobro por domiciliación bancaria se tradujo en tres mejoras concretas:
- Cobros más rápidos. El tiempo entre la generación del mandato y la ejecución del Payin se reduce al mínimo, porque no depende de que alguien lo procese manualmente.
- Eliminación de errores de tecleo. Al desaparecer la introducción manual de datos entre sistemas, desaparece también la principal fuente de errores en importes y datos bancarios.
- Conciliación contable más sencilla. Con los cobros ejecutados y registrados de forma automática, el equipo de contabilidad dedica menos tiempo a cuadrar movimientos y más a tareas de análisis.
Una integración replicable para cualquier empresa con cobros recurrentes
No hace falta un equipo de desarrollo dedicado ni meses de proyecto para eliminar tareas manuales que están costando tiempo y generando errores todos los días.
Si tu empresa gestiona cobros por domiciliación bancaria, factura de forma recurrente o simplemente tiene procesos que hoy dependen de copiar datos de un sistema a otro, es muy probable que exista un flujo como este esperando a automatizarse.