Conector Signaturit SAP
SIGNATURA ELECTRÒNICA AMB VALIDESA LEGAL INTEGRADA AL TEU ERP
Hi ha processos a les empreses que funcionen igual durant dècades, no perquè siguin eficients, sinó perquè ningú ha tingut temps de canviar-los. La signatura de documents n’és un d’aquests: imprimir, signar, escanejar, arxivar, enviar. Un circuit que consumeix hores, genera paper i retarda decisions.
El Conector Signaturit SAP desenvolupat per GROUPmee elimina aquest circuit. Permet signar contractes, formularis i qualsevol document directament des de SAP, amb plena validesa legal, sense sortir de l’ERP i sense que el signant necessiti instal·lar res. És la integració entre Signaturit, líder europeu en signatura electrònica, i l’entorn SAP de la teva empresa.
QUÈ ÉS SIGNATURIT I PER QUÈ CONNECTAR-LO AMB SAP?
Signaturit és una plataforma de signatura electrònica avançada amb validesa legal en tota la Unió Europea, homologada segons el reglament eIDAS. Permet enviar documents per a signatura, recollir la rúbrica de manera digital i generar un certificat d’evidència amb valor probatori. És la solució que utilitzen milers d’empreses a Europa per tancar contractes, recollir autoritzacions i gestionar documentació sensible sense paper.
El problema és que, en moltes organitzacions amb SAP, Signaturit funciona com una eina paral·lela: l’usuari genera el document en SAP, l’exporta, el puja a Signaturit, espera la signatura i després ha de tornar a SAP per arxivar el resultat. Són passos manuals que multipliquen el risc d’error i allarguen un procés que hauria de durar minuts.
El Connector Signaturit SAP resol exactament això: el flux complet de signatura succeeix dins de SAP, sense friccions ni sortides del sistema.
BENEFICIS D'INTEGRAR SIGNATURIT A SAP
Innovació que es percep
Firmar un contracte en paper el 2025 envia un missatge involuntari sobre com treballa la teva empresa. La signatura electrònica, en canvi, transmet agilitat i modernitat tant cap a dins (empleats) com cap a fora (clients i proveïdors). No és només una qüestió d’eficiència; és també d’imatge.
La integració amb SAP dóna un pas més: elimina la necessitat d’eines addicionals, formació extra o canvis de plataforma. La signatura ocorre on ja ocorre tot la resta: a l’ERP.
Reducció de costos operatius
Cada signatura en paper té un cost que gairebé mai no es calcula: el temps de l’empleat que imprimeix i escaneja, el paper i la tinta, l’enviament postal quan el signant està en una altra ciutat, l’arxiu físic dels documents signats i l’espai que ocupa. Multiplicat pel volum de documents que maneja una empresa mitjana al llarg de l’any, la xifra és significativa.
Amb el Connector Signaturit SAP, tots aquests costos desapareixen. El document s’envia digitalment, la signatura es recull en qüestió de minuts i l’arxiu queda centralitzat i accessible des de SAP.
Processos més ràpids, acords que no es demoren
El temps que triga a tancar-se un contracte depèn, en bona part, de la logística de la signatura. Quan el signant està en una altra ciutat, treballa en remot o simplement té una agenda apretada, la signatura en paper pot retardar dies el que hauria de resoldre’s en hores.
La signatura electrònica elimina aquesta dependència geogràfica i temporal. El signant rep el document al seu correu o dispositiu, el signa amb un clic des de qualsevol lloc i el procés continua. Per a les empreses que tanquen molts acords o gestionen documentació de manera contínua, l’impacte en els temps de cicle és immediat.
Compromís mediambiental real
La reducció del paper en els processos de signatura no és un benefici menor. És una contribució concreta als objectius de sostenibilitat de l’empresa, quantificable i comunicable en els informes de RSC. Cada contracte signat electrònicament és paper que no s’imprimeix, tinta que no es consumeix i transport que no es realitza.
Per a les empreses amb compromisos ESG o que formen part de cadenes de subministrament on els criteris de sostenibilitat són rellevants, digitalitzar els processos de signatura és una palanca senzilla amb impacte real.
Validesa legal garantida
La signatura electrònica que genera Signaturit té plena validesa legal a tota la Unió Europea sota el reglament eIDAS. Cada signatura va acompanyada d’un certificat de prova que recull la identitat del signant, l’hora exacta, l’adreça IP i altres dades que atorguen al document valor probatori en cas de disputa.
Per als departaments legals i de compliment normatiu, això significa que l’arxiu de contractes signats electrònicament és tan vàlid —o més— que el dels contractes en paper, amb l’avantatge addicional de ser traçable i fàcilment recuperable des de SAP.
DUES VERSIONS PER A DIFERENTS NECESSITATS
El Connector Signaturit SAP està disponible en dues modalitats, cadascuna dissenyada per a un perfil d’ús diferent.
Exemples:
- Mitjançant l’opció estàndard es pot signar un contracte amb un client, on carregues el PDF i signas sense necessitat d’entrar a la plataforma Signaturit.
- L’opció extended és útil per automatitzar la signatura dels documents (per exemple, SEPA, entre altres documents). Automatitzes l’enviament dels formularis des de SAP i, si és necessari a posteriori, pots gestionar/reenviar qualsevol document de nou des del monitor.
PROCÉS D'IMPLEMENTACIÓ AMB GROUPMEE
La posada en marxa del Connector Signaturit SAP segueix el mateix procés estructurat que GROUPmee aplica en tots els seus projectes SAP. L’objectiu és que la integració funcioni des del primer dia i que l’equip intern pugui gestionar-la amb autonomia.
Abans d’escriure ni una sola línia de configuració, els assessors de GROUPmee analitzen l’entorn SAP del client: versió, mòduls actius, tipologia de documents que es signaran i volum estimat. Aquesta fase defineix quina versió del connector s’adapta millor i com ha de configurar-se el flux de signatura.
La instal·lació la realitza un assessor certificat en SAP que coneix els possibles punts de conflicte amb personalitzacions existents i sap com evitar-los. No és una instal·lació estàndard; és una integració adaptada al sistema concret del client.
L’equip de GROUPmee especialitzat en solucions SAP configura la integració: tipus de documents, plantilles, fluxos d’aprovació, perfils de signant i qualsevol paràmetre específic que requereixi el procés de l’empresa.
Un cop completada la configuració, es realitzen proves exhaustives per garantir que el connector respon correctament en tots els escenaris possibles: documents de diferents pesos, signants amb diferents dispositius, casos de reexpedició i caducitat.
La implementació inclou una hora de formació per als usuaris clau. L’objectiu és que l’equip sàpiga operar l’eina, gestionar el monitor de signatures i resoldre les incidències més habituals sense necessitat de suport extern.
Durant la fase de posada en marxa, l’equip de GROUPmee està disponible per telèfon i accés remot, amb gestió d’incidències a través de Jira. Per a empreses que ho necessitin, també existeix la possibilitat d’atenció presencial.
PER QUÈ CONFIAR EN GROUPMEE PER A AQUESTA INTEGRACIÓ
GROUPmee no és un intermediari que revengui llicències de Signaturit. És un partner tecnològic amb equips especialitzats tant en Signaturit com en SAP, el que permet dissenyar una integració que funcioni de veritat en entorns reals.
Alguns dels motius pels quals els nostres clients ens escullen per a aquest tipus de projectes:
- Experiència contrastada en SAP: l’equip de SAPmee porta anys treballant en projectes d’implementació i personalització de SAP. Coneixen l’ERP per dins i saben com encaixar una integració sense afectar el que ja funciona.
- Dues versions, un sol interlocutor: tant si necessites la versió Estàndard com la Extended, el projecte el gestiona el mateix equip, amb el mateix nivell de suport.
- Acompanyament a llarg termini: la relació no acaba amb el lliurament del projecte. GROUPmee està disponible per a ajustos, actualitzacions i suport continu.
- Implementació en terminis realistes: el procés està pensat per impactar el mínim possible en l’operativa diària de l’empresa.
PREGUNTES FREQÜENTS SOBRE EL CONNECTOR SIGNATURIT SAP
La signatura electrònica generada té validesa legal a Espanya?
Sí. Signaturit està homologat sota el reglament eIDAS de la Unió Europea, que regula la validesa legal de la signatura electrònica a tots els estats membre, inclosa Espanya. Cada signatura va acompanyada d’un certificat d’evidència amb valor probatori.
Quina diferència hi ha entre la versió Estàndard i la Extended?
La versió Estàndard permet enviar documents per a signatura de manera manual des de SAP, sense accedir a la plataforma Signaturit. La versió Extended afegeix l’automatització de l’enviament (el sistema inicia el procés de signatura automàticament quan es compleix una condició a SAP) i un monitor de gestió per fer seguiment de tots els documents en circulació.
És necessari que els signants tinguin un compte a Signaturit?
No. Els signants reben el document per correu electrònic i poden signar-lo des de qualsevol dispositiu amb un navegador, sense necessitat de registrar-se en cap plataforma.
Quins tipus de documents es poden signar?
Qualsevol document en format PDF. Els casos més habituals són contractes, mandats SEPA, acords de confidencialitat, documents d’incorporació d’empleats i autoritzacions de distinta naturalesa.
Amb quines versions de SAP és compatible el connector?
El connector és compatible amb les principals versions de SAP ERP i SAP S/4HANA. La compatibilitat específica es verifica durant la consultoria prèvia.
Què passa si un signant no signa dins del termini establert?
A la versió Extended, el monitor de gestió permet reenviar el document i configurar recordatoris automàtics. El sistema notifica al gestor quan un document porta massa temps pendent.
COMENÇA A SIGNAR DES DE SAP
Si la teva empresa utilitza SAP i encara gestiona la signatura de contractes i documents fora de l’ERP, el Connector Signaturit SAP és el pas lògic per tancar aquest buit.
L’equip de GROUPmee pot explicar-te en una trucada com funcionaria la integració en el teu entorn concret, quina versió encaixa millor amb el teu volum i tipologia de documents, i quant de temps duraria la posada en marxa.