SAP Power Connector
La integració que conecta Captio amb el teu ERP SAP
Gestionar les despeses dels empleats en una empresa amb SAP no hauria d’implicar volcades manuals, fulls de càlcul intermedis ni setmanes d’espera per quadrar justificants. El SAP Power Connector elimina aquesta fricció connectant Captio directament amb el teu ERP, sense passos intermedis.
"Us ajudem a desfer-vos de la gestió frustrant de les despeses de viatge estalviant temps, diners i creant empleats més feliços"
BENEFICIS CLAU DEL SAP POWER CONNECTOR
Estalvi econòmic real
El cost ocult de gestionar despeses de manera manual és significatiu. El SAP Power Connector contribueix a reduir-lo en diversos fronts:
- Recuperació de l’IVA suportat: la lectura automàtica de factures simplificades i la seva conversió en factures completes permet recuperar l’IVA que d’altra manera es perd per falta de justificació.
- Control i prevenció del frau: els fluxos d’aprovació i les alertes sobre despeses fora de política actuen com un filtre abans que la despesa arribi a SAP, no després.
- Optimització de pagaments: la conciliació automàtica amb targetes d’empresa i comptes bancàries redueix els errors de quadratura i accelera els tancaments comptables.
- Dades reals per a decisions informades: quan SAP rep la informació de despeses de manera estructurada i en temps real, els responsables financers poden detectar desviacions i aplicar mesures correctives amb rapidesa.
Productivitat que es nota
El temps que un departament d’administració dedica a processar notes de despeses manualment és temps que deixa de dedicar a tasques de major valor. Amb la integració activa:
- Els processos d’aprovació i comptabilització s’executen de forma automàtica, sense intervenció manual a SAP.
- Els justificants es poden localitzar en segons, tant a Captio com a l’ERP propi.
- L’entorn és accessible des de qualsevol dispositiu, cosa que permet als empleats enviar despeses en el moment en què es produeixen, no al final de mes.
- La presa de decisions es recolza en dades actualitzades, no en informes setmanals que arriben tard.
Empleats més satisfets
La gestió de despeses és un d’aquests processos que els empleats odien quan funciona malament i simplement obliden quan funciona bé. L’objectiu del SAP Power Connector és exactament això: que deixi de ser un problema.
Quan les normes de la política de despeses estan clares a l’eina, l’empleat sap què pot gastar i què no abans de fer-ho. El reemborsament arriba abans perquè l’aprovació és més ràpida. L’estrès associat a perdre tiquets o omplir formularis desapareix. I el temps recuperat es pot dedicar a la feina real.
Compliment normatiu sense esforç addicional
La fiscalitat de les despeses d’empresa varia d’un país a un altre, i el compliment normatiu no és opcional. El connector està dissenyat per adaptar-se a aquestes exigències:
- Homologació legislativa per país: Captio compleix amb més de 15 normatives europees, inclòs el marc fiscal espanyol i els requisits del SII (Subministrament Immediat d’Informació).
- Arxiu digital de tiquets amb validesa legal: s’elimina la necessitat de conservar els justificants físics, complint amb els requisits de custòdia documental.
- Conversió de factures simplificades: les factures simplificades (tiquets) es converteixen automàticament en factures completes aptes per a la deducció fiscal.
QUÈ ÉS CAPTIO Y PER QUÈ INTEGRAR-LO AMB SAP?
Captio, forma part de la plataforma Emburse, és una solució líder en la gestió digital de despeses dels empleats. Permet als treballadors fotografiar els seus tiquets des del mòbil, omplir notes de despesa de manera automàtica i enviar-les per a aprovació sense tocar paper.
El problema que resol el SAP Power Connector és el que apareix just després:
Com arriben aquestes dades validades a SAP? Sense integració, algú ha de introduir-les a mà o exportar-les en fitxers intermedis. Amb el connector, aquest pas desapareix.
CAPACITATS TÈCNIQUES DE CAPTIO INTEGRAT AMB SAP
El SAP Power Connector no és només una passarel·la de dades. La integració aprofita tot el potencial de Captio com a plataforma empresarial:
- Motor OCR+ICR multilingüe: lectura automàtica de despeses en 202 idiomes, la qual cosa permet gestionar tiquets de desplaçaments internacionals sense configuració addicional.
- Gestió multimoneda: suport per a 136 monedes, amb conversió automàtica per al seu registre a SAP en la moneda funcional de l’empresa.
- Multi seu i multipaís: una sola instància pot gestionar les despeses de diferents filials, amb polítiques i fluxos d’aprovació específics per a cadascuna.
- Escalabilitat provada: la plataforma gestiona més de 1,3 milions de tiquets al mes i més de 65.000 informes, amb una arquitectura a Microsoft Azure que garanteix alta disponibilitat i continuïtat del servei.
- Disponibilitat en 10 idiomes: espanyol, anglès, francès, italià, alemany, català, portuguès, japonès, eusquera i gallec.
- Compliment de seguretat: certificació ISO 27001, auditories de seguretat periòdiques (pentests anuals) i adaptació al RGPD.
FUNCIONALITAT AVANÇADES ADAPTADES A LA TEVA EMPRESA
Cada empresa té la seva pròpia política de despeses, la seva estructura d’aprovació i els seus sistemes d’informació. El SAP Power Connector està dissenyat per integrar-se en aquest context, no per forçar l’empresa a adaptar-se al connector:
Es configuren segons l’import, la categoria, el país o qualsevol altre criteri rellevant per a la política de l’empresa.
Notificacions automàtiques quan una despesa supera els límits establerts o no compleix amb la política, abans que arribi a comptabilitat.
A més de SAP, Captio es pot connectar amb sistemes de nòmina per gestionar els anticipis i reemborsaments de manera coordinada.
Les despeses pagades amb targeta corporativa es concilien automàticament amb els justificants pujats per l’empleat, eliminant discrepàncies.
Les dades de despesa estan disponibles per al seu anàlisi en eines de BI, cosa que permet identificar patrons, categories problemàtiques i oportunitats d’estalvi.
La interfície pot adaptar-se al look & feel de l’empresa, incloent el logotip i els colors corporatius.
Funcionalitats de delegació de responsabilitats i gestió d’avançaments per a viatges de llarga durada.
PER QUÈ TRIAR GROUPMEE PER INTEGRAR CAPTIO A SAP
GROUPmee no és un revendedor més. És un soci tecnològic amb experiència acumulada en projectes de digitalització empresarial i especialització certificada en SAP. Algunes raons per les quals els nostres clients ens triïn:
- Coneixement real de SAP: l’equip de SAPmee porta anys treballant en entorns SAP complexos. Saben què pot sortir malament en una integració i com evitar-ho.
- Acompanyament abans, durant i després: la relació no acaba amb la implementació. GROUPmee creix amb els seus clients.
- Taxa de renovació del 95,5%: gairebé la totalitat dels clients de Captio renoven el servei any rere any. És el millor indicador que la solució funciona.
- Solució sense límits d’escala: el connector funciona igual de bé per a empreses de 50 empleats que per a grans corporacions amb filials en diversos països.
PROCÉS D'IMPLEMENTACIÓ AMB GROUPMEE
La posada en marxa del SAP Power Connector segueix un procés estructurat en què GROUPmee acompanya l’empresa en cada fase:
Consultoria prèvia
Abans de començar qualsevol configuració, els assessors de GROUPmee analitzen l’entorn SAP de l’empresa: versió, mòduls actius, estructura organitzativa i política de despeses vigent. Aquesta fase permet dissenyar la integració a mida i anticipar qualsevol casuística específica.
Implementació per experts SAP
La instal·lació del connector la realitza un assessor certificat en SAP. No es tracta de desplegar un programari estàndard: cada implementació s’adapta al sistema del client, respectant les personalitzacions i desenvolupaments existents.
Configuració especialitzada
El nostre equip especialitzat en SAP és responsable de configurar la solució: comptes comptables, centres de costos, fluxos d’aprovació, categories de despeses i qualsevol altre element necessari perquè la integració funcioni des del primer dia.
Verificació de la robustesa
Un cop completada la posada en marxa, es realitza una anàlisi exhaustiva per garantir que la integració funciona correctament en tots els escenaris possibles, incloent-hi casos extrems i situacions d’error.
Formació a Key Users
La solució inclou una sessió de formació d’una hora per als usuaris clau de Captio. L’objectiu és que l’equip intern pugui gestionar l’eina amb autonomia des del primer moment.
Suport continu
El servei inclou suport tècnic per telèfon i accés remot durant la fase de posada en marxa, gestionat a través de Jira. Per a empreses que ho necessitin, també està disponible un servei d’atenció presencial.
"Integra CAPTIO al teu ERP SAP per accelerar la gestió dels tiquets i accelerar el teu negoci"
PREGUNTES FREQÜENTS SOBRE EL SAP POWER CONNECTOR
Amb quines versions de SAP és compatible el connector?
El SAP Power Connector és compatible amb les principals versions de SAP ERP i SAP S/4HANA. Durant la consultoria prèvia es verifica la compatibilitat amb l’entorn específic del client.
Quant de temps porta la implementació?
El temps varia segons la complexitat de l’entorn SAP i la política de despeses de l’empresa. GROUPmee ofereix una estimació concreta durant la fase de consultoria.
És necessari modificar els processos actuals de l’empresa?
La integració es dissenya per adaptar-se als processos existents, no a l’inrevés. En alguns casos s’aprofita la implementació per optimitzar fluxos que ja eren millorable, però sempre amb l’aprovació del client.
Què passa si un empleat perd un tiquet?
Captio genera un arxiu digital amb validesa legal des del moment en què l’empleat fotografia el justificant. Si el paper es perd, el registre digital és suficient per a la deducció i l’arxiu.
Com es gestiona la seguretat de les dades
La plataforma està certificada amb ISO 27001, allotjada a Microsoft Azure i es sotmet a auditories de seguretat periòdiques. El tractament de dades compleix amb el RGPD.
FES EL SEGÜENT PAS
Si la teva empresa utilitza SAP i vols deixar de gestionar les despeses dels empleats de manera manual, el SAP Power Connector és la solució que estaves buscant.
Contacta amb l’equip de GROUPmee per a una consulta sense compromís. Analitzarem el teu entorn, t’explicarem com funcionaria la integració en el teu cas concret i et donarem una estimació real.