SAP Power Connector
La integración que conecta Captio con tu ERP SAP
Gestionar los gastos de empleados en una empresa con SAP no debería implicar volcados manuales, hojas de cálculo intermedias ni semanas de espera para cuadrar justificantes. El SAP Power Connector elimina esa fricción conectando Captio directamente con tu ERP, sin pasos intermedios.
"Ayudamos a deshaceros de la gestión frustrante de los gastos de viaje
ahorrando tiempo, dinero y creando empleados más felices."
Beneficios clave del SAP Power Connector
Ahorro económico real
El coste oculto de gestionar gastos de forma manual es significativo. El SAP Power Connector contribuye a reducirlo en varios frentes:
- Recuperación del IVA soportado: la lectura automática de facturas simplificadas y su conversión en facturas completas permite recuperar el IVA que de otro modo se pierde por falta de justificación.
- Control y prevención del fraude: los flujos de aprobación y las alertas sobre gastos fuera de política actúan como un filtro antes de que el gasto llegue a SAP, no después.
- Optimización de pagos: la conciliación automática con tarjetas de empresa y cuentas bancarias reduce los errores de cuadre y acelera los cierres contables.
- Datos reales para decisiones informadas: cuando SAP recibe la información de gastos de forma estructurada y en tiempo real, los responsables financieros pueden detectar desviaciones y aplicar medidas correctivas con rapidez.
Productividad que se nota
El tiempo que un departamento de administración invierte en procesar notas de gasto manualmente es tiempo que deja de invertir en tareas de mayor valor. Con la integración activa:
- Los procesos de aprobación y contabilización se ejecutan de forma automática, sin intervención manual en SAP.
- Los justificantes son localizables en segundos, tanto en Captio como en el propio ERP.
- El entorno es accesible desde cualquier dispositivo, lo que permite a los empleados enviar gastos en el momento en que se producen, no a final de mes.
- La toma de decisiones se apoya en datos actualizados, no en reportes semanales que llegan tarde.
Empleados más satisfechos
La gestión de gastos es uno de esos procesos que los empleados odian cuando funciona mal y simplemente olvidan cuando funciona bien. El objetivo del SAP Power Connector es exactamente eso: que deje de ser un problema.
Cuando las reglas de la política de gastos están claras en la herramienta, el empleado sabe qué puede gastar y qué no antes de hacerlo. El reembolso llega antes porque la aprobación es más rápida. El estrés asociado a perder tickets o rellenar formularios desaparece. Y el tiempo recuperado se puede dedicar al trabajo real.
Cumplimiento normativo sin esfuerzo adicional
La fiscalidad de los gastos de empresa varía de un país a otro, y el cumplimiento normativo no es opcional. El conector está diseñado para adaptarse a estas exigencias:
- Homologación legislativa por país: Captio cumple con más de 15 normativas europeas, incluyendo el marco fiscal español y los requisitos del SII (Suministro Inmediato de Información).
- Archivo digital de tickets con validez legal: se elimina la necesidad de conservar los justificantes físicos, cumpliendo con los requisitos de custodia documental.
- Conversión de facturas simplificadas: las facturas simplificadas (tickets) se convierten automáticamente en facturas completas aptas para la deducción fiscal.
¿Qué es Captio y por qué integrarlo con SAP?
Captio, parte de la plataforma Emburse, es una solución líder en la gestión digital de gastos de empleados. Permite a los trabajadores fotografiar sus tickets desde el móvil, rellenar notas de gasto de forma automática y enviarlas para aprobación sin tocar papel.
El problema que resuelve el SAP Power Connector es el que aparece justo después:
¿cómo llegan esos datos validados a SAP? Sin integración, alguien tiene que introducirlos a mano o exportarlos en archivos intermedios. Con el conector, ese paso desaparece.
Capacidades técnicas de Captio integrado con SAP
El SAP Power Connector no es solo una pasarela de datos. La integración aprovecha todo el potencial de Captio como plataforma empresarial:
- Motor OCR+ICR multiidioma: lectura automática de gastos en 202 idiomas, lo que permite gestionar tickets de desplazamientos internacionales sin configuración adicional.
- Gestión multi-divisa: soporte para 136 monedas, con conversión automática para su registro en SAP en la moneda funcional de la empresa.
- Multi-sede y multi-país: una sola instancia puede gestionar los gastos de diferentes filiales, con políticas y flujos de aprobación específicos para cada una.
- Escalabilidad probada: la plataforma gestiona más de 1,3 millones de tickets al mes y más de 65.000 informes, con una arquitectura en Microsoft Azure que garantiza alta disponibilidad y continuidad de servicio.
- Disponibilidad en 10 idiomas: español, inglés, francés, italiano, alemán, catalán, portugués, japonés, euskera y gallego.
- Cumplimiento de seguridad: certificación ISO 27001, auditorías de seguridad periódicas (pentests anuales) y adaptación al RGPD.
Funcionalidades avanzadas adaptadas a tu empresa
Cada empresa tiene su propia política de gastos, su estructura de aprobación y sus sistemas de información. El SAP Power Connector está diseñado para integrarse en ese contexto, no para forzar a la empresa a adaptarse al conector:
Se configuran según el importe, la categoría, el país o cualquier otro criterio relevante para la política de la empresa.
Notificaciones automáticas cuando un gasto supera los límites establecidos o no cumple con la política, antes de que llegue a contabilidad.
Además de SAP, Captio puede conectarse con sistemas de nómina para gestionar los anticipos y reembolsos de forma coordinada.
Los gastos pagados con tarjeta corporativa se concilian automáticamente con los justificantes subidos por el empleado, eliminando discrepancias.
Los datos de gasto están disponibles para su análisis en herramientas de BI, lo que permite identificar patrones, categorías problemáticas y oportunidades de ahorro.
La interfaz puede adaptarse al look & feel de la empresa, incluyendo logo y colores corporativos.
Funcionalidades de delegación de responsabilidades y gestión de anticipos para viajes de larga duración.
Por qué elegir GROUPmee para integrar Captio en SAP
GROUPmee no es un reseller más. Es un partner tecnológico con experiencia acumulada en proyectos de digitalización empresarial y especialización certificada en SAP. Algunas razones por las que nuestros clientes nos eligen:
- Conocimiento real de SAP: el equipo de SAPmee lleva años trabajando en entornos SAP complejos. Saben lo que puede salir mal en una integración y cómo evitarlo.
- Acompañamiento antes, durante y después: la relación no termina con la implementación. GROUPmee crece con sus clientes.
- Tasa de renovación del 95,5%: casi la totalidad de los clientes de Captio renuevan el servicio año tras año. Es el mejor indicador de que la solución funciona.
- Solución sin límites de escala: el conector funciona igual de bien para empresas de 50 empleados que para grandes corporaciones con filiales en varios países.
Proceso de implementación con GROUPmee
La puesta en marcha del SAP Power Connector sigue un proceso estructurado en el que GROUPmee acompaña a la empresa en cada fase:
Consultoría previa
Antes de comenzar cualquier configuración, los asesores de GROUPmee analizan el entorno SAP de la empresa: versión, módulos activos, estructura organizativa y política de gastos vigente. Esta fase permite diseñar la integración a medida y anticipar cualquier casuística específica.
Implementación por expertos SAP
La instalación del conector la realiza un asesor certificado en SAP. No se trata de desplegar un software estándar: cada implementación se adapta al sistema del cliente, respetando las personalizaciones y desarrollos existentes.
Configuración especializada
Nuestro equipo especializado en SAP, se encarga de parametrizar la solución: cuentas contables, centros de coste, flujos de aprobación, categorías de gasto y cualquier otro elemento necesario para que la integración funcione desde el primer día.
Verificación de robustez
Una vez completada la puesta en marcha, se realiza un análisis exhaustivo para garantizar que la integración funciona correctamente en todos los escenarios posibles, incluyendo casos extremos y situaciones de error.
Formación a Key Users
La solución incluye una sesión de formación de una hora para los usuarios clave de Captio. El objetivo es que el equipo interno pueda gestionar la herramienta con autonomía desde el primer momento.
Soporte continuo
El servicio incluye soporte técnico por teléfono y acceso remoto durante la fase de puesta en marcha, gestionado a través de Jira. Para empresas que lo requieran, también está disponible un servicio de atención presencial.
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la gestiónde los tickets y acelerar tu negocio."
Preguntas frecuentes sobre el SAP Power Connector
¿Con qué versiones de SAP es compatible el conector?
El SAP Power Connector es compatible con las principales versiones de SAP ERP y SAP S/4HANA. Durante la consultoría previa se verifica la compatibilidad con el entorno específico del cliente.
¿Cuánto tiempo lleva la implementación?
El tiempo varía según la complejidad del entorno SAP y la política de gastos de la empresa. GROUPmee ofrece una estimación concreta durante la fase de consultoría.
¿Es necesario modificar los procesos actuales de la empresa?
La integración se diseña para adaptarse a los procesos existentes, no al revés. En algunos casos se aprovecha la implementación para optimizar flujos que ya eran mejorables, pero siempre con la aprobación del cliente.
¿Qué ocurre si un empleado pierde un ticket?
Captio genera un archivo digital con validez legal desde el momento en que el empleado fotografía el justificante. Si el papel se pierde, el registro digital es suficiente para la deducción y el archivo.
¿Cómo se gestiona la seguridad de los datos?
La plataforma está certificada con ISO 27001, alojada en Microsoft Azure y se somete a auditorías de seguridad periódicas. El tratamiento de datos cumple con el RGPD.
Da el siguiente paso
Si tu empresa utiliza SAP y quieres dejar de gestionar los gastos de empleados de forma manual, el SAP Power Connector es la solución que estabas buscando.
Contacta con el equipo de GROUPmee para una consulta sin compromiso. Analizaremos tu entorno, te explicaremos cómo funcionaría la integración en tu caso concreto y te daremos una estimación real.